Meeting-Planung: Illustration einer Gruppe von Personen, die in einen Laptop-Bildschirm hineinrennt.

Es gibt zahlreiche Studien über Besprechungen und Meetings. Ihre Ergebnisse lesen sich häufig so:

  • 50 Prozent der Teilnehmer wissen nicht, worum es geht und was das Ziel ist.
  • 27 Prozent bearbeiten während eines Meetings ihre Mails.
  • Die Hälfte der in Besprechungen verbrachten Arbeitszeit gilt als verschwendet.
  • Die vergeudete Zeit kostet die deutsche Wirtschaft 60 Milliarden Euro im Jahr.

Grund genug, den Ablauf von Besprechungen im Betrieb zu hinterfragen und gegebenenfalls zu optimieren.

Kurz mal Pause machen

Kurzpausen-App: Mobiltelefon mit Bild einer jungen Frau im Büro mit geschlossenen Augen.

Zwischen Telefonkonferenzen, E-Mails und Besprechungen bleibt oft wenig Zeit zum Durchatmen. Doch selbst kurze Pausen erhöhen Produktivität und Konzentrationsfähigkeit. Fehlerquoten und das Risiko von Arbeitsunfällen sinken. Die Adresse zur gesunden KurzPause lautet: kurzpausen.uv-kooperation.de

Die App enthält 20 Übungen für ein gesundes Selbstmanagement. Jede ist in sich abgeschlossen und dauert nur wenige Minuten. Einfach die Seite auf dem Homescreen des Smartphones speichern. Sie kann dann jederzeit wie eine gewöhnliche App aufgerufen werden.

Die App bietet vier Anwendungsfelder:

  • Entspannungsübungen zur Förderung der Regenerationsfähigkeit,
  • BewegungsKurzPausen zum Ausgleich einseitiger Beanspruchung,
  • Motivationsimpulse zur Förderung der Leistungsfähigkeit,
  • KonzentrationsKurzPausen für mehr Aufmerksamkeit.

„KurzPausen“ gibt es auch als Toolbox mit Karten: www.bgetem.de, Webcode M19517031

Jedes Meeting ist anders, verfolgt eigene Ziele. Die wöchentliche Team-Sitzung verläuft anders als die Strategiesitzung des Führungskreises oder der Kick-off zum neuen IT-Projekt. Daher müssen Führungskräfte und Teammitglieder eine paar Punkte im Blick behalten, um ihre Besprechungen erfolgversprechend zu gestalten.

Welches Format am besten passt – online, hybrid oder in Präsenz – hängt von der Situation im Betrieb und dem Thema ab. Wenn viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, bietet ein gelegentliches Präsenz-Meeting oft die einzige Gelegenheit zum persönlichen Austausch. Videokonferenzen sind nach Ansicht von Fachleuten eher zur Klärung fachlicher Fragen geeignet. Für alle Meetings gilt:

1. Ziele definieren

Symbol Zielscheibe mit Pfeil

Warum treffen wir uns? Themen und Ziel einer Besprechung sollten im Vorfeld feststehen. Eine detaillierte Agenda und relevante Vorab-Informationen erleichtern Teilnehmerinnen und Teilnehmern die Diskussion. Das erspart umständliche Erklärungen während des Meetings und erhöht die Chance, dass dabei konstruktive Ergebnisse herauskommen.

2. Gezielt einladen

Symbol Briefumschlag

Wer muss dabei sein und wer nicht? Entscheidend ist, wer etwas zum Thema beizutragen hat. Den Nicht-Eingeladenen gilt es zu vermitteln, dass nicht mangelnde Wertschätzung, sondern genau das Gegenteil der Grund für ihr Fernbleiben ist. Ein Pluspunkt: Sie können die gewonnene Zeit nutzen, um anderes zu erledigen.

3. Ablauf planen

Symbol Uhr

Worüber sprechen wir wie lange? Je umfangreicher die Tagesordnung, desto wichtiger sind pünktlicher Beginn, klare Moderation und eine exakte Zeitplanung. Sonst beißen sich Teilnehmerinnen und Teilnehmer unter Umständen an wenigen Punkten fest und das Meeting zieht sich in die Länge.

4. Ergebnisse dokumentieren

Symbol Dokument

Was wollen wir erreichen? Entscheidungen und Arbeitsaufträge sollten unbedingt in einem Protokoll festgehalten werden. Sonst weiß nach ein paar Wochen keiner mehr, wer eigentlich für Projekt X verantwortlich ist. Das Protokoll wird allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern zugeschickt

5. Gesundheit schützen

Symbol Medizinische Maske

Ist das Meeting wirklich nötig? Online-Konferenzen sind seit der Corona-Pandemie an der Tagesordnung. Einerseits ersparen sie Zeit und Reisekosten, andererseits können sie die Gesundheit beeinträchtigen. Dafür gibt es inzwischen ein Krankheitsbild namens Zoom-Fatigue.

6. Feedback einholen

Symbol Sprechblasen

Wie fanden die anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmer das Meeting? Gibt es Kritik oder Vorschläge? Wer auf die Bedürfnisse des Teams eingeht, erhöht die Aufmerksamkeit. Gleichzeitig üben sich alle Beteiligten darin, konstruktiv Kritik zu üben. Das fördert die produktive Zusammenarbeit.

 

Michael Krause

→ info

Broschüre Praxishilfe „Zoom-Fatigue. Symptome, Ursachen und Maßnahmen“: publikationen.dguv.de, Webcode p022072