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Aufbewahrungsfristen für Dokumente

Dauerhaft griffbereit

Frau im Rollstuhl sitzt an einem Schreibtisch, auf dem mehrere Aktenordner liegen.

Für die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten gibt es unterschiedliche Fristen. Für Beschäftigte kann es hilfreich sein, wenn Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Mindestfristen einhalten.

Die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen richten sich vornehmlich nach dem Steuerrecht und dem Handelsrecht. Daraus lassen sich Fristen von sechs und zehn Jahren entnehmen. Weitere Aufbewahrungsfristen gehen zum Beispiel aus dem Arbeits- oder dem Sozialversicherungsrecht hervor. Für Entgeltunterlagen, Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie für Bescheinigungen für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erstreckt sich die Aufbewahrungsfrist laut Sozialrecht bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte zurückliegende Betriebsprüfung folgt.

Die Fristen beginnen jeweils mit dem Ende eines Jahres. Ist ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin zum Beispiel im Juni 2022 ausgeschieden, beginnt die Frist mit Ablauf des Jahres 2022. Bei einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren muss ein Unternehmen ein Dokument also im Jahr 2029 vernichten.

Beispiel für eine sechsjährige Verjährungsfrist

Grafik mit Zahlenstrahl und Datumsangaben über Ausscheiden einer Mitarbeiterin, Beginn und Ende der zugehörigen Verjährungsfristen.

Arbeitsunfall und Berufskrankheit

Die Frage, wie lange ein Unternehmen Unfallanzeigen oder sonstige Unterlagen zu Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten aufbewahren muss, beantworten Rechtsexpertinnen und -experten sehr unterschiedlich. Einige legen die Zeiträume entsprechend der Aufbewahrungsfristen für Personalakten fest, andere beziehen sich auf die Fristen für medizinische Unterlagen. Fakt ist: Für eine Vielzahl von Unterlagen fehlt eine klare gesetzliche Regelung. Die folgenden Hinweise können aber als Orientierungshilfe dienen.

Dokumente lange behalten

Die Pflicht für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber, der Unfallversicherung einen Versicherungsfall anzuzeigen, ergibt sich aus dem Sozialgesetzbuch (SGB) VII. Allgemein gilt der Grundsatz, dass Unterlagen, die eventuell zu einem späteren Zeitpunkt für ein Berufskrankheitenverfahren relevant sein können, möglichst lange aufbewahrt werden sollten. Das betrifft zum Beispiel Messergebnisse oder Vorsorgeunterlagen. Grund: Zwischen der Einwirkung eines Stoffes auf den Körper und dem Ausbruch der dadurch verursachten Berufskrankheit oder dem Auftritt erster Symptome können Jahrzehnte liegen.

Auch bei Zahnschäden oder Unfällen, bei denen wegen der Art der Verletzung Spätfolgen zu erwarten sind, können zwischen Erst- und Nachbehandlung viele Jahre vergehen. Daher ist es empfehlenswert,

  • die Unfallanzeige mindestens fünf Jahre und
  • die für ein Berufskrankheitenverfahren eventuell relevanten Unterlagen mindestens zehn Jahre aufzubewahren.

Erste-Hilfe-Leistungen

Gemäß DGUV Vorschrift 1 müssen Unternehmerinnen und Unternehmer dafür sorgen, dass jede Erste-Hilfe-Leistung dokumentiert wird und die entsprechenden Unterlagen (zum Beispiel Meldeblock oder elektronische Dokumentation) noch fünf Jahre lang verfügbar sind. Diese Dokumente sind vertraulich zu behandeln. Unbefugte dürfen keinen Zugriff auf Daten der Erste-Hilfe-Leistung haben, entsprechende Unterlagen müssen gesichert sein.

Gefährdungsbeurteilung

Die Gefährdungsbeurteilung ist im Arbeitsschutzgesetz und in der DGUV Vorschrift 1 geregelt. Danach sind Arbeitgeber verpflichtet, eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen und zu dokumentieren. Sie muss regelmäßig auf Aktualität überprüft und bei einer Änderung der betrieblichen Gegebenheiten oder der Rechtslage angepasst werden.

Überholte Gefährdungsbeurteilungen unterliegen nicht mehr der Aufbewahrungspflicht. Fristen ergeben sich aber teilweise aus dem Gefahrstoffrecht, Strahlenschutzrecht oder bei Berufskrankheiten. Generell kann es für Versicherte hilfreich sein, auch ältere Unterlagen für eine eventuell notwendige spätere Beweissicherung länger aufzubewahren.

Unterweisung

Die Unterweisung ist im Arbeitsschutzgesetz und in der DGUV Vorschrift 1 geregelt. Hier reicht es aus, die aktuellen Dokumentationen vorweisen zu können. Die Betriebe müssen jedoch immer kontrollieren, ob weitere Sonderregeln zu beachten sind. Es gibt zum Beispiel in der Gefahrstoffverordnung und in der Strahlenschutzverordnung zum Teil Aufbewahrungsfristen von fünf Jahren für Unterweisungsunterlagen. Für die Tätigkeit mit bestimmten krebserzeugenden Stoffen (sogenannte KMR-Stoffe) beträgt die Frist 40 Jahre.

 

Ilka Mönch/Hannah Schnitzler

→ info

Ausgabe 5.2022

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