Schwere Unfälle durch herabstürzende Technik – ein Albtraum für jeden Konzertveranstalter. Damit dies nicht passiert, sondern eine Show sicher über die Bühne gehen kann, arbeiten viele verschiedene Gewerke Hand in Hand, häufig auf begrenztem Raum.
Dabei ist es erforderlich, dass die verantwortlichen Personen den Arbeitsschutz im Vorfeld organisieren und Schutzmaßnahmen festlegen. Da sich das Team bei jedem Event aus wechselnden Unternehmen und Mitarbeitern zusammensetzt, muss für jede Veranstaltung eine neue Organisationsstruktur aufgebaut werden.
Typische Organisationsstruktur einer Veranstaltung (vereinfachte Darstellung)
Bei einem Event ist jeder Arbeitgeber für den Arbeitsschutz seiner Mitarbeiter verantwortlich. Trotzdem gibt es bei jeder Veranstaltung auch einen Koordinator, der die Arbeiten unter Berücksichtigung möglicher gegenseitiger Gefährdungen aufeinander abstimmt. Diese Person muss mit entsprechender Weisungsbefugnis in Sachen Arbeitsschutz ausgestattet sein.
Die sogenannte Weisungsbefugnis des Koordinators gegenüber jeder beteiligten Fremdfirma ist vertraglich einzeln festzulegen. Der Weisungsumfang des Koordinators gegenüber Fremdfirmen umfasst die Unterbindung gefährlicher Tätigkeiten, das Untersagen der Benutzung gefährdender Geräte und die Freigabe bestimmter Tätigkeiten zu bestimmter Zeit. Der Koordinator darf jedoch keine Anweisungen bezüglich der Arbeitsweise, der Arbeitsmittel, des Personaleinsatzes oder der Personalauswahl geben. Die Leitung und Aufsicht in Veranstaltungsstätten darf laut Vorschrift nur an Bühnen- und Studiofachkräfte übertragen werden.
Leitung und Aufsicht bedeutet hierbei die eigenständige Wahrnehmung von Führungs- und Fachverantwortung. Hierzu gehören auch das Festlegen, Durchführen und die Wirksamkeitskontrolle der für die jeweilige Tätigkeit und Darstellung erforderlichen Schutzmaßnahmen. Mit der Übertragung der Leitung und Aufsicht werden der damit beauftragten Person die erforderlichen Handlungskompetenzen und Entscheidungsbefugnisse eingeräumt, um selbstständig handeln zu können.
Neuer Ort, neues Team
Organisatorische Arbeitsschutzmaßnahmen stellen für die verantwortliche Person häufig eine große Herausforderung dar. Insbesondere der ständige Wechsel des Veranstaltungsortes und die sich ändernden Gegebenheiten sowie die bereits beschriebene Zusammenarbeit mehrerer Unternehmen müssen berücksichtigt werden. Hilfreich ist das TOP-Prinzip, das die Rangfolge der Arbeitsschutzmaßnahmen bestimmt: Zunächst muss überprüft werden, ob technische und organisatorische Maßnahmen möglich und umsetzbar sind. Geht dies nicht, so müssen persönliche Maßnahmen wie das Anlegen einer Schutzausrüstung ergriffen werden.
Viele Betreiber von festen Veranstaltungsstätten stellen ihren Mitarbeitern Service-Handbücher zur Verfügung. In diesen Büchern werden Verantwortlichkeiten geregelt und Ansprechpartner vor Ort benannt. Die folgenden Themen können abhängig von der Veranstaltung in einem Service-Handbuch enthalten sein:
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Installation
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Spedition
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Standbau (z. B. bei Messen)
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Kommunikation
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Service
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Brandschutz
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Catering
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Technische Richtlinien
Anders sieht es bei Festivals und gleichartigen Veranstaltungen aus. Die räumlichen beziehungsweiseörtlichen Gegebenheiten variieren hier mit jeder Veranstaltung. Daher müssen Verantwortlichkeiten sowie Zuständigkeiten bereits in der Vorplanung zwingend festgelegt werden. Denn: die meisten, insbesondere schweren Unfälle, lassen sich auf eine mangelhafte Organisation zurückführen.
Oft mieten sich Veranstalter bei (Hallen-)Betreibern ein. Man kann das mit der Buchung eines Hotelzimmers vergleichen. Nur mit dem Unterschied, dass dann bei jedem Gastwechsel das Hotelzimmer komplett neu eingerichtet und anschließend wieder ausgeräumt und entkernt würde.