Kurz absprechen – effektiver arbeiten

Kommunikation fördern – Entscheidungswege verkürzen – Kosten reduzieren. Was manchem Unternehmer wie die Quadratur des Kreises erscheint, hat die enviaM-Gruppe für ihre Büroarbeitsplätze am Standort Kabelsketal bei Halle in die Tat umgesetzt. Das Zauberwort: Teamflächen.

Das heißt: Die Zeit von Einzelbüros ist vorbei. Die Flächen haben aber nichts mit den umstrittenen Großraumbüros vergangener Jahrzehnte zu tun. Auf Teamflächen arbeiten mehrere Kolleginnen und Kollegen, deren Arbeitsgebiete tatsächlich zusammengehören. „Diese komplett andere Arbeitsweise schweißt die Teams enger zusammen“, erklärt Inka Schäfer, Leiterin des Immobilienmanagements bei der enviaM-Gruppe.

Der mitteldeutsche Energiedienstleister hat mehr als 50 Standorte, darunter drei größere im Raum Halle. Sie umfassen insgesamt 49.000 m² Bürofläche. Vor zwei Jahren begann das Unternehmen damit, ein Bürogebäude aus den 90er-Jahren am Standort Kabelsketal in der Nähe des Leipziger Flughafens komplett zu entkernen. Ziel war es, mehr als 400 Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichen Bereichen hier zusammenzuziehen. Dazu wurden 7.000 m² umgebaut.

Mehr Kommunikation

Frei nach dem firmeneigenen Programm „ad.am – anders denken, anders machen“ prüften die Planer von Anfang an, ob Teamflächen möglich wären. Den Anstoß gaben zum Beispiel Anregungen aus einer vorherigen Mitarbeiterbefragung. Darin beklagten viele Beschäftigte den mangelnden Informationsfluss.

„Unser Ziel war, die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu fördern“, sagt Inka Schäfer. „Das haben wir zuvor in meiner Abteilung in Halle an uns selbst ausprobiert und ausgewertet.“ Ein Ergebnis: „Wir sind schneller in der Entscheidungsfindung.“

Natürlich seien Teamflächen für alle Beteiligten eine Umstellung. Führungskräfte sitzen mitten unter den Kolleginnen und Kollegen. Nur Bereichs- und Abteilungsleiter haben ein durch Glaswände abgetrenntes Einzelbüro. So sind sie für ihre Mitarbeiter sichtbar. „Das ist eine komplett andere Arbeitsweise“, berichtet Schäfer, „das gefällt natürlich nicht jedem.“

Die überwiegende Mehrheit der Kolleginnen und Kollegen begrüße aber die Neugestaltung. Das Unternehmen habe auch einiges dafür getan. Der Betriebsrat war von Anfang an in die Planung eingebunden. Die Beschäftigten wurden bei zwei Betriebsversammlungen informiert. Und auch die Sicherheitsfachkräfte sowie die Betriebsärztin brachten sich mit ein.

In einem Flyer und einem Bereich im Intranet wurde das Projekt beschrieben. Es gab Musterbüros mit den zur Auswahl stehenden Möbeln in fünf Grundfarben. „Nummer eins auf der Hitliste war grün.“ Dazu bestand die Möglichkeit, an bereits bestehenden Arbeitsplätzen probeweise zu arbeiten und mit einem Möbelpuzzle seinen Arbeitsplatz mitzugestalten.

Und schließlich hatten die Beschäftigten ein Mitspracherecht bei der Gestaltung der Sitzordnung.

Die Arbeitsplätze selbst sind nach neuesten Erkenntnissen ausgestattet. Decken, Fußböden und Möbel mit bestimmten Lochmustern dämpfen den Schall – etwa bei lautem Telefonieren. An der Entwicklung des Konzepts waren auch professionelle Raumakustiker beteiligt.

Pflanzen sorgen für ein angenehmes Raumklima, zusätzliche Stehlampen an den Schreibtischen für individuelle Beleuchtung. „Alle Schreibtische sind elektrisch höhenverstellbar“, erklärt Schäfer. Wer will, kann auch im Stehen arbeiten. Das werde intensiv genutzt. Und wer sich zurückziehen möchte, um ein Projekt konzentriert anzugehen, kann einen der Ruhearbeitsplätze nutzen.

Verändertes Arbeiten

Mit den neuen Arbeitsplätzen auf Teamflächen hat sich auch die Arbeitskultur verändert. „Der ständige Kontakt zwischen Führungskräften und Beschäftigten verändert das Arbeiten“, weiß Inka Schäfer. Keiner schicke mehr Mails von Zimmer zu Zimmer, die erst am nächsten Tag gelesen würden. Hemmschwellen seien abgebaut. Es werde direkt kommuniziert und schneller entschieden.

Alle haben einen festen Arbeitsplatz. Doch können sie dank Laptop und WLAN auch an anderen Stellen im Haus arbeiten. Dazu stehen Kommunikationsecken oder die Cafeteria für kurze Meetings zur Verfügung. Unter den neugestalteten Besprechungsräumen ist das „Kaminzimmer“ wegen seiner futuristischen Sitzmöbel besonders beliebt – auch wenn tatsächlich kein Kamin drin ist, sondern nur eine Fototapete mit Holzscheiten.

Zur neuen Arbeitsflexibilität bei enviaM gehört, dass Beschäftigte nach Absprache mit ihrem Vorgesetzten auch mal einen Tag von zu Hause aus arbeiten können.

Unter dem Strich erfährt Inka Schäfer große Zustimmung für das Raumkonzept. „Natürlich gibt es einen bestimmten Prozentsatz an Beschäftigten, die sind und bleiben dagegen“, räumt sie ein. Doch Mailrückläufe und Teambefragungen hätten gezeigt, dass die meisten Kolleginnen und Kollegen mit der neuen Arbeitsweise zufrieden sind.

Dazu kommt ein wirtschaftlicher Vorteil für das Unternehmen. Von den eingangs erwähnten 49.000 m² Bürofläche werden bei gleicher Beschäftigtenzahl nur noch 37.000 m² benötigt. Der Rest ist vermietet.