1. Die richtige Einstellung
Eine Unterweisung bringt Vorteile – für den Betrieb und die Beschäftigten. „Gut informierte Beschäftigte sind motiviert. Das ist eine gute Voraussetzung für den Erfolg des Betriebs“, sagt Dr. Ronald Unger, Präventionsexperte bei der BG ETEM. Außerdem können sich Mitarbeiter nur dann korrekt verhalten, wenn sie genau wissen, was zu tun ist.
Die Vorteile regelmäßiger Unterweisungen für den Betrieb: störungsfreier Ablauf, geringere Ausfallzeiten, gesicherte Qualität, reduzierte Kosten. „Das hat letztlich auch einen positiven Effekt für die Ertragslage“, stellt Unger fest.
2. Zeitpunkt und Ort
Regelmäßig, mindestens aber einmal im Jahr. So oft müssen Unterweisungen stattfinden. Vorgeschrieben sind sie u. a. auch bei Neueinstellungen, neuen Aufgaben oder nach einem Arbeitsunfall.
Bei der Terminfindung hilft ein Blick auf die Leistungskurve. Die meisten Menschen sind dienstags und mittwochs motivierter als montags oder freitags. Und wer morgens frisch zur Arbeit kommt, ist meist aufnahmebereiter als kurz vor Feierabend. „Daher ist es erfolgversprechender, an einem Dienstagmorgen und nicht freitags am Nachmittag zu unterweisen“, rät Ronald Unger.
Auch der Ort ist wichtig: Direkt am Arbeitsplatz können neue Erkenntnisse gleich eingeübt werden.
3. Chefsache – na klar!
Eine Unterweisung ist Chefsache. Und das aus gutem Grund. Machen Sie sie zu Ihrer Angelegenheit – aus Überzeugung und für höhere Aussichten auf Erfolg.
Das heißt nicht, dass man alles selbst machen muss. Sie können entscheiden, wer die Unterweisung durchführt. In einem kleinen Handwerksbetrieb ist es vielleicht sinnvoll, wenn der Meister selbst aktiv wird. In größeren Betrieben tragen meist die jeweiligen Vorgesetzten die Verantwortung.
„Unterweisungen gehören nicht zu den Aufgaben von Fachkräften für Arbeitssicherheit oder Betriebsärzten. Die sind beratend tätig und dürfen keine Anweisungen erteilen, die ja Inhalt einer Unterweisung sind“, erklärt Ronald Unger.
4. Empathie statt Hierarchie
Verantwortung übernehmen heißt nicht, den Chef raushängen zu lassen. Wer bei der Unterweisung überzeugen will, muss sich in seine Leute hineinversetzen. Was ist wichtig für sie bei ihrer täglichen Arbeit? Vor welchen Herausforderungen stehen sie? Und was ist nötig, um sie bewältigen zu können? Die Antworten liefen die Beschäftigten am besten selbst.
„Bei einer Unterweisung kommt es nicht darauf an, mit erhobenem Zeigefinder Paragrafen zu zitieren oder den Leuten zu drohen“, sagt Präventionsexperte Unger. Es gehe vielmehr darum, Beschäftigte zu überzeugen und ihnen den persönlichen Nutzen von mehr Arbeitssicherheit vor Augen zu führen.
5. Die richtigen Themen
Die Situation am Arbeitsplatz bestimmt den Inhalt der Unterweisung. Basis ist immer die Gefährdungsbeurteilung. Die Beschäftigten sollen erfahren, welche Gefährdungen bestehen und wie sie sich schützen können. Dazu müssen zum Beispiel bei Arbeiten an Maschinen Sicherheitseinrichtungen erläutert, der sichere Umgang mit Arbeitsmitteln demonstriert und am besten gleich ausprobiert werden.
„Die konkreten Themen hängen von Betrieb und Arbeitsumfeld ab“, sagt Ronald Unger. „Das können Erste Hilfe, der Umgang mit elektrischen Geräten, Hand- und Hautschutz oder Tätigkeiten mit Gefahrstoffen sein – je nach den jeweiligen Anforderungen.“
6. Mitmachen statt zutexten
Ziel einer Unterweisung ist es, Arbeitsschutz begreifbar zu machen – im wahrsten Sinne des Wortes. Wer nur zuhört, merkt sich etwa 20 Prozent des Vorgetragenen. Wer Augen, Ohren und Hände nutzt, über Neues spricht und es gleich ausprobiert, steigert die Merkquote bis auf 90 Prozent. Vorgesetzte sollten daher auf lange Monologe verzichten und zum Mitmachen animieren.
„Natürlich ist nicht jeder Chef ein pädagogisches Naturtalent“, räumt Präventionsexperte Unger ein, „doch die BG ETEM unterstützt Sie bei der Vorbereitung der Unterweisung.“ Dazu stellt sie Infomedien, Unterweisungshilfen und Lernmodule zur Verfügung (siehe info).
7. Controlling
Eine Unterweisung muss dokumentiert werden. „Nutzen Sie dies als Chance“, rät Ronald Unger, „und lassen Sie alle Beteiligten unterschreiben – quasi als Vertrag zur Optimierung des Arbeitsschutzes.“ Die BG ETEM bietet geeignete Vordrucke.
Damit Veränderungen Aussicht auf Erfolg haben, sollten Chefs mit gutem Beispiel vorangehen. Dann wissen alle, dass sie es ernst meinen.
Halten Beschäftigte Regeln nicht ein, sind Unternehmer verpflichtet, darauf hinzuweisen. „Bei Fortschritten darf man aber durchaus auch mal loben“, sagt Unger. Das motiviert und hilft allen – Beschäftigten und Chefs.