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Telematiksysteme für Dienstwagenflotten

Helfer oder Spion?

Diese ganzseitige Abbildung zeigt ein Waldstück. In der Mitte ist eine Straße zu erkennen, auf dem ein blauer Pkw fährt, markiert mit einem GPS-Piktogramm.

Für alle (Not-)Fälle gerüstet: die Telematikbox im Firmenwagen

Johannes Krämer hat seit wenigen Monaten einen neuen Freund. Einen Freund, der ihm möglicherweise das Leben gerettet hat. Im Frühjahr dieses Jahres war der Vertriebsmitarbeiter mit hohem Tempo auf der Autobahn unterwegs, als sich sein Mobiltelefon meldete. Obwohl Krämer in seinem Dienstfahrzeug über eine Freisprechanlage verfügt, griff der 53-Jährige unwillkürlich nach dem auf dem Beifahrersitz liegenden Handy – und verriss dabei das Steuerrad. Das Fahrzeug kam nach rechts von der Fahrbahn ab, prallte gegen die Böschung und überschlug sich. Nur der Telematikbox in seinem Auto hat es der Rheinländer zu verdanken, dass schon wenige Sekunden nach dem Unfall ein Notruf an das nächstgelegene Krankenhaus abgesetzt wurde. Ein Freund kann auch technischer Natur sein, weiß Krämer heute.

Was sind Telematiksysteme?

Seit einigen Jahren setzen immer mehr Unternehmen mit einem größeren Fuhrpark – vor allem aus der Logistikbranche, zunehmend aber auch Unternehmen und Organisationen aus vielen anderen Branchen mit Dienstfahrzeugen – ein Telematiksystem ein. Bei einem solchen System werden mindestens zwei Datenverarbeitungssysteme über ein Telekommunikationssystem miteinander verknüpft. Diese Telematiksysteme gibt es derzeit:

  • Handy-App: Sie misst den Fahrstil und vergibt dafür Punkte. Je vorsichtiger der Fahrer unterwegs ist, desto mehr Punkte sammelt er. Das zahlt sich für private Telematiknutzer auch bei den Versicherungskosten aus.

  • Box: Die etwa streichholzschachtelgroße Telematikbox wird fest ins Auto eingebaut. Sie kann alle relevanten Daten auslesen und per Mobilfunk senden.

  • Stecker: Er kommt in die elektronische Diagnose-Schnittstelle des Pkw – die OBD-2-Schnittstelle. Darüber können z. B. Kilometerstand, Drehzahl, Motorlast und andere Daten ausgelesen werden.

Eine zentrale Herausforderung bei der Nutzung von Telematik besteht nach Ansicht von Experten deshalb vor allem darin, die daraus gesammelten Datenmengen zum Nutzen aller Beteiligten zu verwenden. Der Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften (VMF) ließ dazu vom Fraunhofer-Institut für Intelligente Analyse- und Informationssysteme (IAIS) erforschen,

  • welche Daten von Telematiksystemen künftig genutzt, ausgewertet und den beteiligten Parteien zur Verfügung gestellt werden sollten,

  • wie die Beteiligten dem Datenschutz gerecht werden und

  • wie der Fuhrparkmanager beim Umgang mit Telematik die beste Unterstützung erhält.

Trends bei der Telematik

Laut den Ergebnissen der IAIS-Studie wird es künftig vier große Trends geben:

  • Telematiksysteme erhöhen die Sicherheit des Fahrers – etwa durch automatische Abstandshalter zum vorausfahrenden Fahrzeug oder eine Zustandsanalyse des Fahrzeugs. Davon könnten auch die beteiligten Unternehmen durch spezielle, preisgünstigere Telematik-Versicherungssysteme profitieren.

  • Neue Fahrerservices für die Navigation oder Mobilität unterstützen den Fahrer und machen das Fahren sicherer – z. B., weil der Mitarbeiter nicht mehr während der Fahrt das Navi bedient, sondern die optimale Route ins System übertragen bekommt.

  • Der Dienstwagen-Fuhrpark eines Unternehmens lässt sich durch ein Telematiksystem wegen einer besseren Auslastung und damit einer möglichen Reduzierung der Dienstwagenzahl effizienter und kostensparender nutzen. Außerdem ergeben sich zum Beispiel Einsparungen durch weniger Unfälle und geringere Kosten für das Schadenmanagement. Das führt zu einer höheren Wirtschaftlichkeit.

  • Es ergeben sich neue Services für das Unternehmen – etwa ein Fahrtenbuchschreiber, die zweimal jährlich erforderliche Führerscheinkontrolle, die Möglichkeit der Arbeitszeiterfassung (die auch eine Überschreitung der gesetzlich zulässigen Arbeitszeiten dokumentiert), die Beschränkung des Einsatzes von Dienstfahrzeugen auf dienstliche Belange.

Eines der beliebtesten und bereits vielfach genutzten Angebote durch eine Telematikbox ist ein Reporting-Tool, das einen Überblick über Daten wie Kraftstoffverbrauch und Reichweite liefert. Dabei kann man beim Öffnen des Programms zum Beispiel sofort sehen, wie es im laufenden Monat um den Verbrauch der gesamten Dienstwagenflotte steht. Das kann bares Geld sparen. Telematiksystem-Anbieter versprechen teilweise Kraftstoffeinsparungen von bis zu 15 Prozent. Weitere Beispiele für die Möglichkeiten einer digitalisierten Kontrolle der Dienstwagen sind:

  • Dieses Piktogramm zeigt einen Autoreifen mit Zuführkabel und Reifendruckanzeige

    Der Reifendruck sämtlicher Flottenfahrzeuge könnte digital überwacht werden. Stimmt an einem Dienstwagen der Luftdruck nicht, erfolgt eine automatisierte Meldung – die Geld wert ist. Laut TÜV Süd kosten schon 0,2 Bar zu geringer Druck im Stadtverkehr bis zu fünf Prozent Sprit. 0,5 Bar zu wenig könnten demnach einen Liter pro 100 Kilometer kosten und zudem die Sicherheit bei höheren Geschwindigkeiten gefährden.

  • Dieses Piktogramm zeigt zwei Pkw hintereinander bei einem Auffahrunfall

    Das Schadenmanagement könnte stärker digitalisiert werden. Perspektivisch könnte die Telematikbox zum Beispiel auch Rempler erkennen und eine automatische Meldung machen.

  • Dieses Piktogramm zeigt ein Navigationsgerät mit GPS-Ortsymbolen

    Ein Telematiksystem kann vor Missbrauch im Fuhrpark warnen: Wenn beispielsweise im letzten Monat fünf Fahrer viel mehr getankt haben als sie hätten verbrauchen können, bekommt der Fuhrparkmanager einen Hinweis.

  • Dieses Piktogramm zeigt einen Funk-Autoschlüssel und einen zusätzlichen Autoschlüssel.

    Dank GPS-Geräten und Funktechnik (Stichwort „Geofencing“) ist die Ortung der Firmenwagen kein Problem mehr. So können beispielsweise Dienstwagen gefunden, die pünktliche Ankunft und Abgabe von Leihfahrzeugen überprüft oder ihre korrekte Stellposition auf dem Firmenparkplatz nach Feierabend überprüft werden. Auch die unerlaubte Fahrt eines Mitarbeiters mit dem Auto ins Ausland lässt sich mithilfe eines vernetzten GPS-Systems feststellen.

 

Dieses Foto zeigt eine Frau mit Headphones. Im Hintergrund eine Landkarte im Schaltzentrum einer Fuhrparkverwaltung.

Schaltzentrum Fuhrparkverwaltung: Hier laufen die Daten aus der Telematikbox zusammen.

Chancen und Risiken

Die Chancen der Telematik stellen zugleich aber auch ein Risiko dar: Wegen der jederzeit möglichen Kontrolle durch die Telematikbox besteht die Gefahr des „gläsernen Dienstwagenfahrers“, wie manche Medien bereits warnten. Da Fahrzeugnutzer und Fuhrparkmanager von vielen verfügbaren Daten in der Vergangenheit kaum etwas wussten, muss vor dem Einsatz von Telematiksystemen der Datenschutz der Beteiligten unbedingt geklärt werden.

Das haben auch die Telematik-Anbieter inzwischen erkannt. Der Geschäftsführer eines auf dem Markt tätigen Unternehmens erklärte gegenüber einem Wirtschaftsmagazin, sein Unternehmen ermögliche es Dienstwagenfahrern, über ihre Daten zunächst selbst zu bestimmen und diese per App zu verwalten. So könnten die Fahrer eines Dienstfahrzeugs in der App auf „Privatfahrt“ umstellen. Dadurch würden die Daten anonymisiert und nicht detailliert aufgezeichnet, so der Telematikexperte.

Günstigere Versicherungskosten – künftig auch für Arbeitgeber?

Im Frühjahr 2019 wurde bekannt, dass zwei große deutsche Kfz-Versicherungen ihr Angebot an fahrstilgebundenen Policen beim Einsatz von Telematiksystemen ausbauen wollen. Ab sofort sei der Telematiktarif nicht mehr nur für unter 30 Jahre alte Fahrer buchbar, sondern in allen Altersklassen verfügbar, warb eine Versicherung. Kunden würden bei einem entsprechenden Vertragsabschluss zehn Prozent auf den Beitrag für Haftpflicht- und Kasko-Versicherung einsparen, durch einen sicheren Fahrstil seien weitere 30 Prozent Ersparnis möglich.

„Die beiden größten Kfz-Versicherer könnten so die in Deutschland bislang mäßige Nachfrage nach Telematiktarifen anfeuern“, kommentierte das Magazin „Focus“ den Schritt. „Während derartige Policen im europäischen Ausland sehr populär sind, nutzen sie in Deutschland nach Schätzungen nur wenige Hunderttausend Autofahrer.“

Grund für den Preisnachlass bei Telematiktarifen ist, dass die Versicherungsnehmer – bisher kommen nur Privatpersonen infrage – der elektronischen Aufzeichnung ihres Fahrverhaltens zustimmen müssen. Dazu wird im Auto ein Sensor installiert, der beispielsweise plötzliches Bremsen oder hektische Lenkbewegungen registriert. Wer solche Fahrweisen vermeidet, erhält bei der Versicherung einen finanziellen Bonus.

Auf lange Sicht scheint nach Ansicht von Experten die Koppelung von Telematiksystemen an Versicherungstarife auch für Arbeitgeber und Fuhrparkmanager möglich. Um Dienstwagenfahrern dann die Nutzung von Telematik schmackhaft zu machen, könnten Unternehmen die betroffenen Beschäftigten an den durch Telematikdienste erzielten Einsparungen beteiligen.

Sensibler Bereich Datenschutz

Besonders sensibel ist angesichts der zahlreichen von Telematiksystemen erfassten Daten der Datenschutz. Die Anbieter erklären deshalb auf ihren Internetseiten, sie seien „natürlich auch für den Schutz sowie die gesetzeskonforme Verarbeitung dieser Daten verantwortlich“. Datenschutz und Sicherheit hätten bei ihnen „höchste Priorität“.

Ein Telematiksystem-Anbieter verweist zum Beispiel darauf, bei der Übertragung der Daten von der Telematikbox in sein Rechenzentrum würden spezielle Datenkarten der Telekom Deutschland mit einer VPN-Verschlüsselung eingesetzt. Wörtlich heißt es auf seiner Website: „Sämtliche Kundendaten werden auf unterschiedlichen Servern, die ausschließlich in Deutschland stehen, abgelegt und gespeichert. Eine Datenerhebung außerhalb Deutschlands findet nicht statt. Um maximalen Schutz zu gewährleisten, werden alle Daten auf voneinander getrennten Infrastrukturinseln abgelegt. Im unwahrscheinlichen Fall eines Angriffes bzw. Einbruches durch unautorisierte Dritte können so nur Datenfragmente ohne Bezüge abgegriffen werden“.

„Erst informieren – dann losfahren“

5 Fragen an Rechtsanwalt Lutz D. Fischer von der Kanzlei fischer.legal, St. Augustin, Verbandsjurist beim Bundesverband Fuhrparkmanagement, zum Datenschutz im Dienstwagen-Fuhrpark mit Telematiksystem

Was ist im Rahmen der Dienstwagenüberlassung für den Datenschutz von Arbeitgeber und dem Beschäftigten zu beachten?

Lutz D. Fischer: Arbeitnehmer sollten schon vor der Unterzeichnung einer Vereinbarung über die Nutzung eines Dienstfahrzeugs wissen, dass Firmenfuhrparks nicht datenneutral arbeiten können. So muss z. B. der Fuhrparkmanager die Fahrzeugnutzer spätestens bei Übergabe des Dienstfahrzeugs über die darin gespeicherten personenbezogenen Daten transparent informieren und aufklären.

Welche Daten werden von Dienstwagen heute automatisch erfasst, ohne dass der Beschäftigte dies verhindern kann?

In modernen Fahrzeugen fallen bei Nutzung eines GPS-Navigationssystems oder eines Telematiksystems eine Unmenge von Daten an, die weitgehende Rückschlüsse über Fahrtstrecken und -ziele, Fahrtdauer und Geschwindigkeit bis hin zum Fahrverhalten erlauben. Künftig wird sich die Datenmenge noch vergrößern, wenn etwa Blackboxen (Unfalldatenspeicher) im Fahrzeug das Bremsverhalten kurz vor einem Unfall erfassen.

Was muss der Arbeitgeber tun, um persönliche Daten von Dienstfahrzeugnutzern zu schützen?

Sofern das Fuhrparkmanagement personenbezogene Daten zur Verwaltung des Fuhrparks aufheben oder speichern muss, ist zu gewährleisten, dass nur diejenigen Personen Zugriff auf diese Informationen haben, die sie zur Erledigung ihrer betrieblichen Arbeitsaufgaben auch benötigen.

Das Datenschutzrecht ist vom „Grundsatz des Verbots mit Erlaubnisvorbehalt“ geprägt. Was heißt das für Dienstwagenfahrer?

Das heißt zunächst, dass die Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Weitergabe personenbezogener Daten grundsätzlich verboten ist. Solche Daten dürfen vom Arbeitgeber nur dann erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn ein Erlaubnistatbestand nach Art. 6 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vorliegt oder dies für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist (§ 26 Bundesdatenschutzgesetz – BDSG – 2018).

Wie sollten Dienstwagen-Fuhrparkverwaltungen mit automatisch festgehaltenen Ortungsdaten umgehen?

Für die GPS-Ortung von Firmenfahrzeugen ist eine Datenschutz-Folgeabschätzung zwingend erforderlich (Art. 35 DSGVO). Der Dienstwagenfahrer muss von vornherein über die Datenverarbeitung, die Art der Daten, die Zwecke der Verarbeitung sowie über Speicherdauer und Löschfristen vollständig aufgeklärt werden. Dies ist zu dokumentieren. Einwilligungserklärungen der Beschäftigten müssen den Anforderungen von § 26 Abs. 2 BDSG 2018 in Verbindung mit Art. 7 DSGVO entsprechen.

 

 

Ausgabe 5.2019

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